Schutz Ihrer Daten
Berechtigungen steuern, wer welche Register sieht. Sensible Unterlagen wie Entgelt bleiben getrennt geschützt.
simplicue bündelt personalbezogene Unterlagen revisionssicher in einer digitalen Akte. Zugriffe laufen über Rollen und Berechtigungen – papierlos, pflegbar und von überall erreichbar.
Überquellende Aktenschränke und Schrankmeter Papier – den Überblick behält niemand. simplicue ersetzt das Aktenchaos durch digitale Personalakten: der Einstieg in ein papierloses HR. Nach der Übernahme vorhandener Unterlagen greifen Sie auf einen mitgelieferten Aktenplan zurück, den Sie anpassen können.
Stammdaten lassen sich aus HR- oder Buchhaltungssystemen übernehmen – etwa aus DATEV. Neue Dokumente legen Sie über den digitalen Aktendeckel in die richtige Akte. Der Zugriff ist von überall möglich, die Daten bleiben geschützt.
Aktenplan, Berechtigungen, vorhandene Unterlagen – danach können Sie ablegen.
Der Best-Practice-Aktenplan bringt Register von der Bewerbung bis zum Austritt mit. Sie können ihn umbauen, sobald Sie starten.
Personal, Führung und Mitarbeitende sehen nur, was ihre Rolle vorsieht. Sensible Register wie Entgelt bleiben getrennt.
Vorhandene Personaldaten kommen aus Ihrem HR- oder Lohnabrechnungssystem. Akten entstehen daraus in kurzer Zeit.
Was aufbewahrt werden muss, landet in der digitalen Akte – per Drag & Drop, aus dem Dateisystem oder über wiederkehrende Importe.
Neue PDFs, Mails und Bilder ziehen Sie auf den digitalen Aktendeckel. Die Zuordnung in Register erfolgt automatisch.
Suche, Einsicht und Ablage laufen digital. Wiederkehrende Unterlagen wie Abrechnungen können automatisch einsortiert werden.
Berechtigungen steuern, wer welche Register sieht. Sensible Unterlagen wie Entgelt bleiben getrennt geschützt.
Stammdaten und wiederkehrende Belege kommen aus DATEV oder Ihrem HR-System. Connectoren liegen im Store.
PDFs, Mails und Bilder per Drag & Drop in die passende Mitarbeiterakte legen – revisionssicher und in Sekunden.
Einen gesetzlich vorgeschriebenen Aufbau gibt es nicht. Bewährt hat sich diese Gliederung.
Arbeitsvertrag, Nachträge, Stellenbeschreibung.
Lebenslauf, Nachweise, Einstellungsunterlagen.
Abrechnungen, Bescheinigungen, betriebliche Altersvorsorge.
AU-Bescheinigungen, Urlaub, Elternzeit.
Zeugnisse, Zertifikate, Schulungsnachweise.
Beurteilungen, Zielvereinbarungen, Schriftverkehr.
Abmahnungen und weiterer Schriftverkehr.
Kündigung, Arbeitszeugnis, Abschlussunterlagen.
Fristen und Vollständigkeit Ihrer Akten sehen Sie zentral in der Akte.
| Unterlagen | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Lohnkonten und Belege | 10 Jahre | § 147 AO |
| Entgeltunterlagen | bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Jahres | § 28f SGB IV |
| Arbeitszeitnachweise | 2 Jahre | § 16 ArbZG |
| Nachweise nach dem Mindestlohngesetz | 2 Jahre | § 17 MiLoG |
| Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber | in der Regel 6 Monate nach Absage | AGG-Klagefrist |
Nur berechtigte Personen – und dort nicht zwangsläufig alles. Berechtigungen lassen sich pro Register vergeben. Typisch: Personal sieht die volle Akte, Führung nur das eigene Team und relevante Register, Mitarbeitende auf Wunsch die eigene Akte.
Vorhandene Personaldaten lassen sich aus DATEV oder Ihrem HR- bzw. Lohnabrechnungssystem importieren. Wiederkehrende Dokumente können automatisch in die richtige Akte sortiert werden. Details zur DATEV-Anbindung finden Sie auf der DATEV-Integrationsseite.
Unter anderem Lohnkonten und Belege zehn Jahre (§ 147 AO), Entgeltunterlagen nach SGB IV, Arbeitszeitnachweise zwei Jahre, Nachweise nach dem Mindestlohngesetz zwei Jahre, Bewerbungen abgelehnter Bewerber in der Regel sechs Monate.
In der Regel wenige Tage: Daten importieren, Aktenplan übernehmen oder anpassen, Berechtigungen setzen. Danach können Sie ablegen.
Die Digitale Personalakte steht demnächst im Store bereit. Bis dahin erreichen Sie uns über den Store oder den Support.
Einzeln buchbar, gemeinsam auf derselben Datenbasis.
Personalstammdaten aus DATEV übernehmen und wiederkehrende Belege in die richtige Akte sortieren.
Mehr erfahren →Vorlagen, Ablage und Workflows an der Personalakte – ohne Medienbruch im Büroalltag.
Mehr erfahren →Mandanten-Adresse sichern und benachrichtigt werden, sobald die App buchbar ist.