Direkt aus DATEV
Lohnauswertungen kommen über die DATEV-Schnittstelle in die Akte – ohne Download, Umbenennen und Einsortieren von Hand.
simplicue holt Ihre Lohnauswertungen direkt aus DATEV und legt sie revisionssicher in digitalen Personalakten ab. Weitere Unterlagen ergänzen Sie per Upload – papierlos, geordnet und von überall erreichbar.
Überquellende Aktenschränke und Schrankmeter Papier – den Überblick behält niemand. simplicue ersetzt das Aktenchaos durch digitale Personalakten: der Einstieg in ein papierloses HR. Eine bewährte Gliederung nach Dokumentarten bringt die App mit, Sie passen sie an Ihre Abläufe an.
Nach der Verbindung mit DATEV holen Sie die Lohnauswertungen je Abrechnungsperiode ab. Für jede Personalnummer entsteht automatisch eine Akte. Welche Pflichtunterlagen noch fehlen, sehen Sie je Mitarbeiter auf einen Blick.
DATEV verbinden, Gliederung festlegen, Unterlagen ablegen.
Berater- und Mandantennummer hinterlegen und die Verbindung über die DATEV-Anmeldung freigeben.
Die mitgelieferten Dokumentarten – von Vertragsunterlagen über Lohnabrechnungen bis zum Urlaubsantrag – passen Sie je Mandant an.
Periode wählen, und simplicue holt die Lohn-PDFs aus DATEV. Je Personalnummer wird eine Akte angelegt oder die vorhandene weitergeführt.
Arbeitsvertrag, Bescheinigungen und weitere Dokumente laden Sie per Upload in die passende Akte und Dokumentart.
Sie bestimmen, welche Dokumentarten in jede Personalakte gehören. Fehlende Unterlagen werden je Akte angezeigt.
Einsicht und Ablage laufen digital. Die Lohnauswertungen jeder neuen Periode holen Sie mit wenigen Klicks nach.
Lohnauswertungen kommen über die DATEV-Schnittstelle in die Akte – ohne Download, Umbenennen und Einsortieren von Hand.
Pflicht-Dokumentarten festlegen und je Akte sehen, was fehlt.
Akten im Browser einsehen und ergänzen – die Anmeldung läuft über das zentrale simplicue-Login.
Einen gesetzlich vorgeschriebenen Aufbau gibt es nicht. Bewährt hat sich diese Gliederung.
Arbeitsvertrag, Nachträge, Stellenbeschreibung.
Lebenslauf, Nachweise, Einstellungsunterlagen.
Abrechnungen, Bescheinigungen, betriebliche Altersvorsorge.
AU-Bescheinigungen, Urlaub, Elternzeit.
Zeugnisse, Zertifikate, Schulungsnachweise.
Beurteilungen, Zielvereinbarungen, Schriftverkehr.
Abmahnungen und weiterer Schriftverkehr.
Kündigung, Arbeitszeugnis, Abschlussunterlagen.
Ein Überblick über die wichtigsten gesetzlichen Fristen.
| Unterlagen | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Lohnkonten und Belege | 10 Jahre | § 147 AO |
| Entgeltunterlagen | bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Jahres | § 28f SGB IV |
| Arbeitszeitnachweise | 2 Jahre | § 16 ArbZG |
| Nachweise nach dem Mindestlohngesetz | 2 Jahre | § 17 MiLoG |
| Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber | in der Regel 6 Monate nach Absage | AGG-Klagefrist |
Den Zugang zur App geben Sie über Ihre Benutzergruppen frei. Feinere Rechte je Dokumentart sind derzeit nicht vorgesehen.
Sie verbinden simplicue einmalig über die DATEV-Anmeldung. Danach holen Sie die Lohnauswertungen (DATEV HR Payroll Reports) je Abrechnungsperiode ab, und simplicue sortiert sie in die Akte der jeweiligen Personalnummer. Details auf der DATEV-Integrationsseite.
Unter anderem Lohnkonten und Belege zehn Jahre (§ 147 AO), Entgeltunterlagen nach SGB IV, Arbeitszeitnachweise zwei Jahre, Nachweise nach dem Mindestlohngesetz zwei Jahre, Bewerbungen abgelehnter Bewerber in der Regel sechs Monate.
In der Regel wenige Tage: DATEV verbinden, Dokumentarten anpassen, erste Lohnauswertungen abholen. Danach können Sie ablegen.
Konto im Store anlegen, die App Personalakte buchen und loslegen.
Einzeln buchbar, auf derselben Plattform.
Lohnauswertungen aus DATEV in die Personalakte holen, Rechnungsdaten an DATEV übergeben.
Mehr erfahren →Verträge zentral ablegen, Fristen per KI auslesen und rechtzeitig erinnern.
Mehr erfahren →Mandanten-Adresse sichern, Konto anlegen und die Personalakte aktivieren.