E-Rechnungspflicht 2027: Was Sie jetzt umsetzen müssen

Die E-Rechnung ist in Deutschland längst keine Ankündigung mehr. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – ohne Übergangsfrist und ohne dass der Empfänger zustimmen müsste. Was bislang fehlte, war der Druck auf der Versandseite. Genau der kommt jetzt: Ende 2026 läuft die allgemeine Übergangsregelung aus.

Was ab 2027 konkret gilt

Grundlage ist der durch das Wachstumschancengesetz neu gefasste § 14 UStG. Er macht die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft zum Regelfall und räumt über § 27 Abs. 38 UStG gestaffelte Übergangsfristen ein. Der entscheidende Schnitt liegt beim Umsatz: Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz gemacht hat, muss ab dem 1. Januar 2027 ausstellen – Papier und einfaches PDF sind dann keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Alle anderen haben ein Jahr länger Zeit, dürfen ein PDF aber auch 2027 nur mit Zustimmung des Empfängers verschicken.

Eine Sonderrolle spielen klassische EDI-Verfahren: Vereinbarte Formate, die nicht vollständig der Norm entsprechen, dürfen noch bis zum 31. Dezember 2027 genutzt werden. Danach müssen auch sie die geforderten Pflichtangaben in einem normkonformen Datensatz liefern.

Was rechtlich als E-Rechnung zählt – und was nicht

Der häufigste Irrtum im Mittelstand: „Wir stellen doch längst elektronisch aus, wir mailen PDFs.“ Seit 2025 gilt eine per E-Mail versendete PDF-Rechnung ausdrücklich nicht mehr als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“.

Der Unterschied liegt darin, wer die Rechnung lesen kann. Ein PDF ist im Grunde ein Bild: Ein Mensch erkennt darauf mühelos, wo der Rechnungsbetrag steht – ein Programm muss raten. Eine E-Rechnung ist dagegen ein Datensatz, in dem jede Angabe beschriftet ist: Das hier ist die Rechnungsnummer, das der Nettobetrag, das der Steuersatz. Nur so lässt sich eine Rechnung automatisch prüfen und verbuchen – und nur das zählt ab 2027.

In Deutschland sind zwei Formate gebräuchlich, beide nach der europäischen Norm EN 16931. Die XRechnung ist eine reine Datendatei; im E-Mail-Programm angeklickt sieht man Codezeilen statt einer Rechnung. Sie ist im Verkehr mit Behörden vorgeschrieben. ZUGFeRD dagegen ist ein Zwitter: eine ganz normale PDF-Rechnung, in der der Datensatz zusätzlich steckt. Empfänger ohne passende Software sehen weiterhin die gewohnte Rechnung – für Geschäftskunden meist die freundlichere Wahl.

Für wen die Pflicht nicht gilt

Die E-Rechnungspflicht greift nur im inländischen B2B-Bereich. Ausgenommen bleiben unter anderem:

• B2C-Umsätze an Endverbraucher
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise (§ 34 UStDV)
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen befreit (§ 34a UStDV). Eingehende E-Rechnungen annehmen und aufbewahren müssen aber auch sie.
• bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG

Wichtig für die Praxis: Diese Ausnahmen entlasten Sie nur auf der Versandseite. Die Empfangs- und Verarbeitungspflicht besteht seit 2025 für praktisch jedes Unternehmen.

Die sechs Schritte, die Sie jetzt gehen sollten

1. Umsatz 2026 prüfen. Liegt Ihr Gesamtumsatz über 800.000 Euro, gilt die Ausstellungspflicht schon ab Januar 2027. Diese Zahl bestimmt Ihren Zeitplan.
2. Stammdaten aufräumen. Leitweg-IDs, Umsatzsteuer-IDs, vollständige Adressen, Zahlungsbedingungen: Eine E-Rechnung ist nur so gut wie die Daten, die hineinfließen. Unsaubere Kundenstammdaten sind der häufigste Grund für abgelehnte Rechnungen.
3. Ausgangsformat festlegen. XRechnung oder ZUGFeRD – und klären, was Ihre größten Kunden erwarten.
4. Eingangskanal definieren. Ein zentrales Postfach statt fünfzehn persönlicher Mailadressen. Sonst landet die erste XML-Datei in einem Ordner, den niemand mehr öffnet.
5. Validierung und Freigabe aufsetzen. Jede eingehende E-Rechnung sollte technisch geprüft werden, bevor sie in die Freigabe geht.
6. Archivierung klären. Acht Jahre, strukturierter Teil unverändert – dazu gleich mehr.

Die unterschätzte Baustelle: der Rechnungseingang

Der Versand ist ein Projekt mit klarem Ende: ein Format festlegen, die Erzeugung einrichten, fertig. Der Eingang ist die eigentliche Herausforderung, weil Sie ihn nicht kontrollieren. Ihre Lieferanten stellen auf unterschiedliche Formate um, zu unterschiedlichen Zeitpunkten, in unterschiedlicher Qualität. Für eine Übergangszeit bekommen Sie alles gleichzeitig: XRechnung, ZUGFeRD, PDF, gescanntes Papier.

Was dabei auf dem Spiel steht: Ihr Vorsteuerabzug

Das ist der Punkt, an dem die E-Rechnungspflicht vom Formalthema zur Geldfrage wird. Vorsteuer dürfen Sie nur aus einer ordnungsgemäßen Rechnung ziehen. Erfüllt eine eingegangene E-Rechnung die Anforderungen nicht, fehlt genau diese Grundlage – und das Finanzamt streicht den Abzug, bis eine korrigierte Rechnung vorliegt.

Wie schwer ein Fehler wiegt, hängt davon ab, welcher Art er ist. Das ergänzende Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 15. Oktober 2025 unterscheidet drei Fälle:

• Formatfehler – die Datei entspricht nicht der EN 16931. Wird der Fehler nicht fristgerecht korrigiert, ist der Vorsteuerabzug gefährdet.
• Geschäftsregelfehler – die Datei ist technisch gültig, aber logisch inkonsistent, etwa bei falsch ausgewiesenen Steuersätzen. Betrifft das erhebliche Angaben, ist auch das vorsteuerschädlich.
• Inhaltsfehler – Pflichtangaben nach UStG fehlen. Dann liegt keine ordnungsgemäße Rechnung vor und der Vorsteuerabzug ist ausgeschlossen.

Deshalb hält das BMF eine technische Validierung jeder eingehenden E-Rechnung für erforderlich: geprüft werden Format, Syntax und Geschäftsregeln, und das Ergebnis sollte dokumentiert sein. Wer das von Hand erledigen will, prüft künftig jede einzelne Datei gegen ein mehrseitiges Regelwerk – und bemerkt einen Fehler frühestens dann, wenn jemand genau hinsieht.

Acht Jahre, unverändert

Nach § 14b UStG gilt für Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bei E-Rechnungen ist zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt – also die originale XML-Datei, nicht nur ein Ausdruck oder ein PDF-Abbild. Ein Archiv, das ZUGFeRD-Rechnungen als flaches PDF ablegt, erfüllt diese Anforderung nicht.

Wie simplicue das löst

Für die Ausstellungspflicht braucht es weder eine neue Rechnungssoftware noch ein ERP-Projekt. simplicue setzt genau dazwischen an: Das Tool dockt an Ihre bestehende Fakturalösung an, nimmt die PDF-Rechnung, die Sie ohnehin erzeugen, macht daraus eine gültige E-Rechnung und stellt sie direkt dem Empfänger zu.

An Ihrem Rechnungsprozess ändert sich damit nichts – und mehr braucht es für die Ausstellungspflicht auch nicht. Für die andere Richtung, also die Prüfung, Freigabe und revisionssichere Ablage eingehender Rechnungen, gibt es die App Einkaufsrechnungen.

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Und danach? ViDA ab 2030

Die nationale E-Rechnungspflicht ist kein Endpunkt, sondern die Vorbereitung. Mit der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) ist ab dem 1. Juli 2030 ein transaktionsbasiertes Meldesystem für grenzüberschreitende B2B-Umsätze geplant, das auf E-Rechnungsdaten aufsetzt. Wer seine Belegprozesse jetzt strukturiert aufstellt, muss dann nicht noch einmal von vorn anfangen.

Häufige Fragen

Stand: September 2026. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die Rechtslage und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Bitte stimmen Sie Ihre Umsetzung mit Ihrer Steuerberatung ab.